浅谈公路工程建设档案的全程控制

     结合多年建筑工程档案管理的经验,针对公路工程档案特点,分析公路工程建设档案管理存在的不足,研究提出公路工程建设档案全程控制的流程和关键素,并通过工程实例进行了应用检验,可供同类工程档案管理参考。 
Abstract Combined with years of experience in construction engineering archives management, according to the characteristics of highway engineering archives, the paper analyzes the shortage of highway project construction archives management, and puts forward the process and key elements of highway engineering construction files; through the engineering examples, it makes the the application test, providing reference for the similar engineering archives management. 
关键词 公路工程;项目;档案;过程控制 
Key words road engineering;project;files;process control 
中图分类号G271 文献标识码A 文章编号1006-4311(2013)23-0099-02 
0 引言 
公路工程档案是公路工程建设过程和建设成果的历史记录,是公路工作得以继承、延续、发展的重载体,也是公路工程工作不断更新技术、提升管理的重依据,做好公路工程建设档案管理工作,对公路事业的发展有着重的作用。 
1 公路工程建设档案的重性 
公路工程建设活动同步形成两个最终产品,一是工程建筑物实体,二是反映该建筑物建设过程中包括质量、进度、投资等全面情况的历史记录,即公路工程建设档案。重视公路工程建设档案管理是整个公路工程建设管理最重的工作之一,完整、真实的档案资料是一个工程项目的历史,是一种重的资源,有利于对工程建设管理进行深入研究,永久追溯,为以后工程建设管理积累经验。 
2 目前公路工程建设档案管理存在的不足 
2.1 部分从业人员法制观念不强 部分工程项目管理人员,缺乏法制意识,法制观念淡薄,对《档案法》及公路工程建设档案管理的相关规章和制度知之甚少,在建设工程中,没有把档案管理作为一项常态工作。 
2.2 工程项目档案管理涉及问题多 一是责任不落实。二是制度不健全。三是工作不协调。四是人员不稳定。 
2.3 兼职档案人员专项业务能力不强 大多数工程兼职档案人员没有经过系统的专业培训,缺乏档案管理专业知识,业务不熟练,工作无标准。 
3 公路工程建设档案全程控制的流程和关键素 
第一,工程项目上场预先计划。工程项目开工就把档案工作作为工程建设的重组成部分列入工作程序,成立档案工作管理工作小组并指定项目经理为档案工作小组组长,总工程师为常务副组长,指定文书档案、科技档案、声像档案和会计档案兼职档案员。并由公司档案室根据求制定档案工作制度和归档范围,统一竣工文件标准。第二,施工阶段全员参与、实施过程控制。科技文件材料是施工过程中形成、积累起来的,施工技术人员须将每个单项工程的各种文件,按专业、按类别收集,待工程竣工时,这些平时积累起来的科技文件材料可用于编制竣工文件。施工阶段的过程控制非常重,它涉及到每个参加工程施工的建设者。施工项目部根据工程工期和进度计划做到布置施工任务的同时,布置竣工文件编制工作,做到竣工文件的形成积累与工程进度同步进行;落实公路工程档案管理监督责任,在工程项目建设过程中全面推行自检、互检、交接检三检制和档案验收移交制度,保证施工过程中不会漏掉宝贵的文件材料。第三,充分发挥兼职档案人员的作用。兼职档案管理人员工作在施工现场,实时掌握工程情况和进度,便于进行档案跟踪管理。 
第四,重点关注的几项专项档案文件的控制。施工中产生的新工艺、新技术、工程材料验收,检验资料随时收集整理保存,及时跟踪,保证准确,特别注意及时将业主和设计单位的工程通知单归入同一套图号的图中,对变更文件和变更图纸及时跟踪归档,确保档案的准确性。 
4 公路工程建设档案的全程控制实例 
北京市密云县东部山区的京承高速公路(三期)工程由我公司承建,我们把该工程项目作为公路工程建设竣工档案全程控制的试点,主做法是 
第一,项目启动会上布置档案工作。公司在接到中标通知书后,组织机关各部门负责人及档案室人员一起参加新项目启动工作会,会上指定项目总工程师负责竣工文件的过程管理和最终移交任务,求项目部成立档案管理工作小组并须将各分类档案兼职管理人员报公司档案室,明确档案工作的依据是《中国铁道建筑总公司档案管理办法》和《建筑工程资料管理规程》。第二,项目建设过程中进行重点指导。在项目建设过程中我们对项目部的文书档案、科技档案、声像档案、会计档案的兼职管理人员进行了业务培训,公司专职档案人员定期到项目部检查指导,上述举措提高了项目部档案兼职人员的业务水平。求兼职档案管理人员采取阶段归档和随时归档相结合的方式开展工作。 
历经二年多的实践和控制,京承高速公路(三期)竣工后档案资料及时完整移交北京市城建档案馆,受到甲方的好评;京承高速公路(三期)工程清水河2号桥工程获2010年度国家优质工程奖,该工程归档完整、内容齐全,为申报奖项提供了翔实技术资料;由于施工中注意收集采用的新技术、新工艺和特殊地质等方面科技攻关的材料并及时保存临时归档,竣工后工程技术人员根据当时的归档材料整理的科研成果《斜拉三角挂篮悬臂浇筑预应力混泥土连续梁施工技术》获集团公司论文一等奖并获国家专利。该公路工程项目成绩斐然,与本项目工程档案资料齐全密切相关,我们档案室的工作得到了项目部的认可和公司领导的好评,并在公司项目管理中普及推广。 
5 今后的设想 
①完善机制建设。有计划地培训档案管理专兼职人员,以适应本单位、本机构的档案管理工作需;健全档案管理制度并严格执行,结合本单位实际,制定和完善公路工程档案管理的专项规章制度,以及档案管理的领导负责制和相关人员的岗位责任制。 
②编制文件材料立卷归档技术规范。结合本单位主营业务的类型,根据不同建筑工程档案的特点,编制详细的、可操作的文件材料形成、积累、整理、归档、检验、交接等技术规范,确保符合国家和行业规范求。 
③强化领导责任。工程档案的产生源于工程建设过程中的每一项工作、每一位职员的工作。一方面,落实档案管理的领导负责制和岗位责任制,将各单位档案管理工作落到实处,使之高效运转;另一方面,严肃对档案工作中的违法、违规行为的责任追究,特别按《档案法》中法律责任条款规定来约束责任行为。 
④建立严明的奖惩办法。在建筑工程有关合同中订立档案管理条款,加强档案的合同管理,工程合同有“计划”的功能和“工程法律”的功能,在工程合同中增加订立有关工程档案管理条款,实行奖惩制度,使建筑工程档案管理做到“有法可依”,这也是规范档案管理,提高质量水平的客观求。 
⑤建立协作机制。平时作好工程文件材料的立卷工作,及时检查、发现问题、并解决问题,及时收回、归档工程建设资料,竣工资料编制工作必须从工程建设一开始就给予足够重视,原始资料的收集、整理与工程同步进行。通过有效的协作,解决档案工作中的具体问题,使公司的部门之间、项目建设单位之间、项目施工各阶段之间、档案工作各环节之间协调运作,提高建筑工程档案工作的质量和效率。 
⑥加强信息化建设。当务之急是研究制定可操作性强的技术规范,推行科学合理的管理程序,推广应用管理信息系统。 
参考文献 
1铁道部办公厅《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办挡〔2002〕8号). 
2陈曦.高校档案信息前端控制和全程管理流程J.机电兵船档案,2012(01). 
3马淑桂主编.新情况 新热点 新方法M.中国档案出版社,2009年8月,北京.